Neue Normen zu GoBD

Mit Schreiben vom 14.11.2014 wurden die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" kurz GoBD, durch das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht.

Die neuen Grundsätze konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie ersetzen mit Wirkung zum 01.01.2015 die inzwischen fast 20 Jahre alten GoBS.

Zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen machen Interpretationen, Analysen und Anpassungen bei Ihnen als Buchführungs- bzw. Steuerpflichtigem, bei uns, Ihrem steuerlichen Berater und bei den eingesetzten IT-Systemen notwendig.

Zu nennen sind vor allem die Ordnung und Zeitgerechtheit von Belegen, Aufzeichnungen und Buchungen, deren Unveränderbarkeit sowie bestimmte Aspekte der Aufbewahrung. Das ist auch deshalb von besonderer Wirkung, weil die GoBD neben den buchführungspflichtigen Bilanzierern explizit auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten von Einnahmenüberschussrechnern treffen und nicht nur auf das System der doppelten Buchführung beschränkt bleiben.

Für die buchungstechnische Erfassung und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) geben die GoBD erstmals konkrete Fristen vor, die sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung orientieren.

Unter bestimmten Umständen wird eine geordnete Ablage von Papierbelegen zwar als Grund(buch)aufzeichnung anerkannt, sofern aber IT zum Einsatz kommt, werden leicht veränderbare Dateiformate wie Word oder Excel ausdrücklich problematisiert und erfordern zumindest weitergehende Maßnahmen und Verfahrensdokumentationen.

Zusätzlich verschärft wird die Wahl der verwendeten IT-Unterstützung dadurch, dass die Finanzverwaltung bei der Aufbewahrung von Belegen und sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen eine Ablage der Dateien nur auf Dateisystem-Ebene und ohne weitere Sicherungsmaßnahmen ebenfalls problematisiert.

Klarstellungen beim Umfang der Aufbewahrungspflichten von Daten aus sogenannten „Vorsystemen“ (z.B. Warenwirtschaftssysteme, Materialwirtschaft, Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter) – häufig in Verbindung mit dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht – verschärfen diese Anforderungen an den Umfang und die Art der Aufbewahrung ebenfalls.

Wir analysieren aktuell die Auswirkungen auf bestehende Verfahren unserer Zusammenarbeit. Sofern organisatorische Maßnahmen aufgrund der Neuregelungen auf Sie und uns zukommen sollten, werden wir Sie gesondert informieren.

Weitere Informationen zum Thema GoBD finden Sie unter http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=166891&stat_Mparam=int_url_datev_gobd.